「コンサルびより」カテゴリーアーカイブ

アナログデジタル併用目標・タスク管理。

では、今回は私がどのように目標とタスクを管理しているかご紹介いたします(;^ω^)。

mindmap-kshigeyma2015まず、全体計画ですが、マインドマップを使って管理しています。全体計画の段階では解る範囲で記入します。画像は見せられる範囲のものに限定しています(;^ω^)。枝の部分を収納したり出来ますから便利ですよ。

マインドマップは基本的に最低でも一日に一回程度見るようにしています。あと、思い立ったら更新しています。

次に、四半期・月次目標ですが、ここからはシステム手帳もつかって管理していきます。具体的に日付が決まっていたり、この期間中にしなければいけないモノを書き落としていきます。実は、Google Calenderも併用しています。ネット上からの予定を自動で記入していくときに役立てています。さほど緊急でも重要ではないが気に掛かったことが自動で入るので便利です。当然、重要な予定はGoogle Calenderにも反映させています。スマホで確認できますから。まぁ、両方に転記される予定は結構重要な物です。

ただ、スマホは大体持ち歩いているので、予定はこっちがメインでしょうか。リマインド通知もありますし。

 

次に週次目標ですが、月次目標とその週に行うべき項目を洗い出して記入します。日程が決まっているモノは日次リフィルにさらに転記します。

しつこいですよね(;^ω^)。

DSC_0238そして、日々すべきこと・・・つまりはルーチン化(定型業務)した項目については、別のリフィルで管理します。画像は2013年のものですが、大体こんな感じです。

システム手帳、PC/スマホ、マインドマップと所に合わせて使っているのが現状です。

まぁ、堅く考えずに使いやすい物を使いやすいところで使うのをモットーにしていますので、今後の生活習慣によっては変わってくると思います。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

タスク(やToDo)の大きさに気を付けよう。

やることリスト(ToDo)やタスクが活動していると付きまとってきます。

 

プロジェクト管理手法ではガントチャートでWBSなどを用いたりしますが、適切なタスクの大きさとはどのようなモノでしょうか。

 

管理コストを考えると余りに細かすぎるのも効率が悪いですが、大きすぎても良くわからない状態となってしまいます。

 

はっきり言って、ケースバイケース

 

です。その個人や組織で「丁度良い」レベルのタスクの大きさにすれば良いと思っています。

 

当然タスクには、リスクや難易度もありますから、これらを把握可能なレベルにしておくことは重要です。

 

まず満たすべきは、測定可能で実現可能なレベルです。次に実行時間が長くないようにすることです。1週間を超えるようだと細分化した方が管理しやすいでしょう。

 

ルーチンワークなどでは大体のタスクにかかる時間というモノが決まってきます。ただ、プロジェクトにおけるタスクは多少違いが出てくるものです。過去のプロジェクトと環境等の要因やタスクの担当者の要因などを加味して見積時間を算出します。過去の類似したタスクから大体想定値を出していくので、実績として残しておくのが理想的ですね。

 

「日をまたいではいけないか?」という質問もありますが、個人的にはありです。それが、許容できるリスクとスケジュールであることが前提です。そのタスクに複数の要因が絡む場合は、分割して管理した方が解りやすくなります。

 

また、小さい目標を達成していくことで脳が達成感を味わうことも出来ます。

これは習慣化する上で大事ですので気に留めておいてくださいね。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

目標の立て方と小分けの仕方。

■目標を立てる経緯

年間計画や長期目標(5年、10年、ライフワーク)を立てても全然出来ない・・・という経験はありますか?

私はあります(;^ω^)。

意識の弱さだったり、計画が無謀だったり、予期せぬ事情が発生したり・・・と理由は様々ではないでしょうか。

全部経験があります(;^ω^)。

細かくは以前の記事に記載していますのでご覧頂ければと思います。

目標の決め方・立て方
https://kshigeyama.dreampresenter.info/2011/03/08/253/

今回は具体的にどのように落とし込んでいくかというお話です。どちからというと方法論に近いですが・・・。

 

■目標の立てる要因

日本人はなぜか「目標を立てなさい」と教えられてきましたが、具体的にどのように目標を立てて、落とし込んでいくかを教わっていないケースが散見されます

目標は、原則として、明確で具体的かつ、実現可能で有り、期限の決められるモノである必要があります。原動力として「どうしてそれを実現したいのか」という「目的」が明確であると、なおよいでしょう。

目標設定の要因として再掲しますと、

  • 明確化と数値化
  • 時期、必要リソースの見積もり、達成レベル
  • 達成時期
  • リソース
    人、物、金、時間、情報
  • 達成基準
  • リスク管理と代替案
  • 目標を達成するときに、不測の事態が発生した場合の対処、代替案。

が挙げられます。

明確的で、数値として測定でき、実現可能であり、期日が決められることが大事です。ちなみに、ライフワークのように生涯取り組んでいく目標の場合は明確な期日を設定しなくても良いというのが私の見解です。但し、ライフワークの中で発生するイベント(資格取得とか、行事への参加など)は管理対象だと思います。

 

■目標の立て方

これまでの内容をもとに目的先行か目標先行かによりますが「目標(ゴール)」を決めます。規模が大きいと、マイルストーン(中間目標)というものが必要になります。

解りやすいたとえが、「夏までに体重を5kg落とす」とか「10年後にマイホームを持つ」とかあります。

 

■現状とギャップ分析

目標と現状とのギャップを分析します。そのギャップが超えるべき課題です。

■目標の細分化

slide-001
大きな目標が出来ると、それに伴うタスク・・・中目標や小目標と行ったマイルストーン(中間目標)が生まれてきます。

slide-002

繰り返しになりますが、具体的且つ期日がついた目標になっていることが大事です。

例えば、年間目標を立てると、それに応じて四半期毎に達成すべきマイルストーンが出てきます。これは、四半期目標という形で定義されます。この四半期目標は必ず年間目標を支持する形で形成されるものです。下位目標は上位目標を支持するのが鉄則です。

slide-003

同様に四半期目標を月間目標に落とし込みます。

slide-004

月間目標も同様に週間目標に落とし込みます。

slide-004

 

週間目標まで来ると、日次計画に落とし込まれるわけになります。一日の目標まで来ると、とにかく消化することが大事です。闇雲に考えるのではなく、将来どうなりたいかをイメージしながら取り組むのが大事だと思います。

slide-005
前日の業務終了又は当日の朝に一日の目標・タスクを整理します。中には翌日持ち越しのタスクも存在すると思いますが、緊急度と優先度の高いものから基本的にこなしていきます。

終わったタスクにはチェックを付けたり、線で消すことで達成感を味わうことが出来るので実践してみてください。この行為は脳が達成感を味わい、成功体験を積み上げることに一役買ってくれます。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

目標設定や課題設定で重要な事。

目標設定過程や課題設定過程の中ですべき事の1つですが、あえて別記事にしました。

「あれしたいけど、どうしようか?」
「なんとか突破口を・・・。」

とか、話が出て、目標や課題解決設定をしがちですが、その上で大事なことがあります。

それは

現状分析

です。

なぜか「現状分析」を忘れて計画を立てようとする方もいますが・・・。

 

これ、実は賛否両論あるのですが・・・。

 

私は、現状分析支持派です。目標を設定してから、大概は現状分析するのが一般的でしょう。または、現状を打破するために、現状から積み上げて目標設定をする場合もあります。

 

今を知って、目標のまでのギャップを分析し、計画を立てて、それをクリアすることで目標が達成できるのです。

 

■現状分析ですること

とにかく実態把握をします。そしで、原因・解決策の究明、問題点や必要な事項の分析をします。

 

■共通する現状分析の方法

  • 自分の立ち位置の確認(ブランド・オリジナリティ)
  • リソースの確認(人・モノ・金・情報)
  • ステークホルダーの確認(内外の利害関係者)
  • 立ちはだかっている問題の確認

 

■個人の現状分析の方法

1人で達成するような目標の場合は、共通する現状分析の方法です。もし可能なら、第三者に意見を貰うのも有効です。近しい人もですが、違う分野や視点を持っている人に意見を貰えれば、なお可ですね。ただ、余りに人の意見を聞きすぎるとマイナスになる場合もありますので注意が必要です。

 

■ビジネスでの現状分析の方法

ステークホルダーへのインタビューや、アンケート、業務分析などを行います。データの流れや人の流れ、動きなどにも注意し、必要な測定分析していきます。
成果物として、業務フロー図やDFD、問題説明書なども作成する必要があります。

ビジネスに於いては、現状分析でコストの算定をする場合が多々ありますから、手を抜くと後で痛い目に遭いますので注意しましょう。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

餅は餅屋!?

物事はそれそれ専門家がいる

・・・という意味の言葉です。

私はどちらかというと、IT・システムサービスとコンサルティング業務が比較的強いです。家の中のネットワーク設定や電気電子機器の設定なんかも普通にこなします。

でも、料理の専門家にはかないません。味付けや仕入の見極め、仕込みに調理に盛り付け・・・とても難しいです。

 

ところで、引っ越しの際に、スカパー!のアンテナを自分で移設調整したのですが、前住んでいたところよりもアンテナレベルが出ないことに気がかりでいました。映るには映るので良いかなとも思いましたが、お手紙が届き、お引っ越しサポートと会員レベルが高かったので、無料で調整して貰えるようになりました。まぁ、当日オプション工事やアンテナ交換がある場合は別途費用が発生するとのことでしたが・・・。

で、調整前の値は、

TZ-HR400P

JC-SAT3:71

JC-SAT4:54

調整後の値は

TZ-HR400P

JC-SAT3:72

JC-SAT4:99

DSC_0264DSC_0265

・・・99( ゚д゚)!?

地理的にはJC-SAT4が入りやすいらしいですが、MAXまで入るとは・・・。初めて見ました、この数値。このチューナーの場合は、45あれば映るので当初の設置でも良かったのは良かったみたいですが、業者さんもJC-SAT4が低いのが気にかかるとのこと。

業者の人に聞くと、1人で調整するのはなかなか難しく、レベルメーターを使うと自分でも出来る・・・らしいです。まぁ、個人でレベルメーターなんか、なかなか買わないですよね・・・。

移設の時、横向きは合わせたんですが、仰角と偏波角の設定までしなかったんですよ。全部でボルト8本くらい緩めてミリ単位の微調整しないといけないので、これが面倒で( ´Д`)。ねじ締める度に受信レベルが上下しますし・・・。

ほんと、「餅は餅屋」ですね。

 

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

ミスったけど華麗にリカバリー。

この間クライアントさんのところに、システム設定に行ってきました。

えぇ、下準備して、lubuntu on ThinkPad X40を持って行っての設定なのでした。

 

現場について、持ってきた機材を確認していると・・・

 

(;^ω^)・・・。

 

microSD変換カードではなくminiSD変換カードを持ってきたことが判明しました(ォィ。焦りました(;^ω^)。

とりあえず近くの百均に走って行って、リーダライタが無いか物色すると、幸いにもおいてありました。あとは、lubuntu on ThinkPad X40で使えるかどうかが問題になります。

早速、クライアントさんのところに戻って、microSDをリーダライタに挿入し、lubuntu on ThinkPad X40のUSB端子に差し込むと・・・認識しました(゚∀゚)。

これで何とか作業が出来るようになりました。ほんと、ひやりとしました。引っ越しで箱詰めした機材を探り出すときにカードだけ見て判断してしまったのが原因で、中身まで確認しておくべきでしたね・・・。今回は特に問題にならなかったので良かったです。

でも、前から感じますが、百均でいろいろと売っているいい時代になりましたね。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

GTDで楽になろう。

ブレインダンプの話の時に少し紹介しましたが、今日はGTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)がメインのお話です。

一時期一世を風靡した手法なのでご存じの方も多いのではないでしょうか。

 

ブレインダンプで出てきたリストをいかに処理するか・・・について良いヒントになると思います。

 

Wikipediaには次のように記載されています。

GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す。

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

と。

 

まず、収集についてはブレインダンプで出てきているので問題は無いかと思います。項目については「実行可能なこと・出来ること」レベルまで細分化しておくことが望ましいです。

処理では、直ぐやる(2分以内)か、後でスケジュールしてやるか分類します(あとですぐやる方式)。また、「いつかやる」か「捨てる」こともこの過程で決めます。

整理では、各ツールに入れて管理する段階です。手帳やToDo管理ツール(Microsoft Outlookとか)やマインドマップ等です。私の整理項目の例は、ブレインダンプのところで私が例示してあります。

見直しでは、日次や週次でリストを見直します。毎日のことは、前日の夜や当日の朝に見直したりします。週次の見直しでは、土曜や日曜など自分の都合の良いときにします。

実行は、すべきと気にすべき事をするだけです。ルールに従って処理していくと、どんどん片付いていきます。

 

個人的には、処理の段階で「直ぐやる」ことは片付けてしまいます。後に回すとタスクが溜まってしまいますので。あとですぐやる方式はスケジューリングやプロジェクトに落とし込んでこなしていくことにしています。

「直ぐやる」ことは「時間がかかりそう・・・」と思うことも手を付けることが大事です。あからさまに時間がかかる問題は別として、大抵のことは直ぐに終わるか、待ち(Pending)の状態に移行するか、後で直ぐやる方式に移行します。問題は手を付けないことです。

 

するべき事を旨くコントロールして、「重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)」の第2領域の部分に力を使えるようにしましょう。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

ブレインダンプ。

ブレインダンプ・・・聞いたことある方もいらっしゃるかも知れません。

■ブレインダンプとは

字面通り「ブレインダンプ」とは「脳みその中身を出し切る」と言うことです。

ひたすら頭の中の考えていることや、気に掛かっていることや思いついたことを書き出していきます。

 

■流れ

大きな流れは、

  1. ブレインダンプする
    つまり、頭の中身を出し切ってしまいます。
  2. 出てきたものを整理する
  3. やること、一旦保留にするもの、捨てるものに分別する
  4. 再度見直し(ブレインダンプの更新)をする

です。

 

■大体注意すべき観点

テーマを決めてブレインダンプをする場合と、自分の人生の整理としてブレインダンプをする場合があると思います。

自分の人生の整理としてブレインダンプする上で、大体注意すべき観点は

  • 自分がなしえたいこと 旅行や資格の勉強、あらたな趣味
  • 仕事でしたいこと
  • 自分が欲しいもの
  • 興味のある物事
  • 自分がやってきたこと
  • 自分の持っている人脈・環境・道具
  • 自分の資産負債の状況
  • やりたくないこと
  • 自分が出来ること

などです。

テーマが決まっている場合は、そのテーマにしたがった方法をとっていきます。1つのテーマに対して、いくつかの視点で複数回ブレインダンプを行うこともあります。

 

■実践してみよう

オススメの方法は、紙とペンです。出来れば、いつもとは違うお気に入りの紙とペンを利用することをお勧めしたいですね。

気持ちの問題です(・∀・)。

作業する場合は、邪魔が入らないような環境でしましょう。スマホやケータイの電源を切って、パソコンも閉じましょう。

はっきり言って疲れます!

最初の一回は特に!

むしろ、疲れないのは真剣にしていない証拠です。脳が悲鳴上げて、疲労困憊になるまで続けます。

ということで、始める前に、多少のお茶やコーヒーとお菓子を用意しておくと良いでしょう。没頭していると時間の流れに気付きませんが、疲れたときの一休みも大事だと思います。

実践です。

心落ち着かせて、ただひたすら思い浮かんだことを紙に書き出していきます。

一気に出してしまいます。「もう出ない!?」そう思ってからあと30個出しましょう。書いているときに、関連することや思いついたことも書き加えていってかまいません。

KJ法的に書くか、マインドマップのようにツリーのように書き上げるかは個人の趣味ですので、好きな方法でかまいません。

ちなみに、個人的にやったときは300個くらい出てきました(;^ω^)。初めてしたのは2009年頃でしょうか。しかももろもろ三時間くらいかかりました。

また、最近見直すようになっています。

 

■分類法

数百個出てくるのは珍しいことではありません。

この中から、すべき事と止めること(捨てること)をはっきりさせていきます。GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とも相性が良いです。また、重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)で考えることも出来ます。

個人的な分類法を紹介します。

  1. 長期目標
    年間目標やビジョン、ライフワーク、数カ年計画など
  2. 月間目標
  3. 週間目標
  4. Pending(待ち)
    人に依頼して回答持ちの状態のものなど
  5. MaybeList(いつかはしたいこと)
  6. HOLD(保留)
  7. 各プロジェクトリスト

に分けて分類しています。これをGTDのフローである週間見直しで、更新していくことですべき事が増えたり、完了が出てきたり、項目移動があったり、捨てるモノが出たりしていきます。

どうやって管理するかは、個人の趣味だと思いますが、Microsoft Outlookのタスク機能を使ったり、紙で管理したり、マインドマップで管理する方法があるかと思います。

実は、自分の用のタスク管理システムを使ってきたのですが、最近はマインドマップで管理することが多くなっています(具体的な方法は後日紹介します)。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)。

次に挙げる図は、「重要度マトリックス」や「アイゼンハワーの四角形」と呼ばれるものです。

slide-006

一度は目にしたことがある方が多いかも知れませんね。

ビジネスでもプライベートでも、このマトリックスは利用できます。

むしろ活用すべきは、この両方を含んだ状態かもしれません。完全に仕事だけ、完全にプライベートだけ・・・という方をのぞいては、ビジネスもプライベートも持ち合わせているのが現実だと思います。

マトリックスにやるべき事(ToDo)を洗い出すには、ブレインダンプ等の手法を用いたりします。項目や進捗の管理はToDo管理システムやガントチャート、そもそもこの図に書き込むという方式で進めていけばよいでしょう。

自分だけの生活であれば、他の要因を余り考えなくても良いかもしれません。しかし、組織や家族と生活する場合、自分の周辺の状況も取り込んで管理しなければ、ただ周りに振り回されるだけというオチになりかねませんので注意です。

 

第1象限(直ぐやること)は目先、重要で緊急のものであり、これが増えるとストレスの原因にもなってしまいます。このような事態に陥らないためにも、日々のモニタリングなども重要です。

 

第2象限(価値の向上)は、重要だが緊急ではないことの部分です。有名な「7つの習慣」ではココが重要と言われています。重要な仕事は長期的な目標を達成するのに必要な部分で有り、ここに費やす時間が少なくなると将来的なビジョンに影響が出てくる恐れがあります。冷静に合理的に対応するには、ここに費やす時間が必要です。

 

第3象限(人に任せる部分)は、重要ではないが緊急であることで、とりあえず済ませなければいけない用事が含まれます。もし、誰かに任せられる立場にあるのなら、委任してしまった方が自分の効率と生産性の向上に役立ちます。逆に、任される立場であれば、この内容が第1象限の内容となってしまいます。

 

第4象限(割とどうでもいいこと)は、重要でも緊急でもない部分です。思い切って捨ててしまうという考え方も出来ます。

 

さて、この重要度マトリックスの分類基準をもとに、GTDのリストを見直したり計画すると、より実効性の高いものになっていくのではないでしょうか。日々のことに対応することも大事ですが、長期的なビジョンや目標の実現を落とし込むのも大事です。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

日新公、島津忠良「いろは歌 『い』」

いにしへの 道を聞きても 唱えても わが行ひにせずば かひなし(日新公、島津忠良)

いくら昔の立派な教えを聞いても、口にしても、実行しなければ役にたたない・・・ということです。

知っていても知らなくても、実行しなければ知らないことと同じである」と言いますが、昔から同じようなことが言われ続けているわけですよね。

実行は大事ですが、勉学も大事であると言うことも島津いろは歌にはあります。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?