やることリスト(ToDo)やタスクが活動していると付きまとってきます。

 

プロジェクト管理手法ではガントチャートでWBSなどを用いたりしますが、適切なタスクの大きさとはどのようなモノでしょうか。

 

管理コストを考えると余りに細かすぎるのも効率が悪いですが、大きすぎても良くわからない状態となってしまいます。

 

はっきり言って、ケースバイケース

 

です。その個人や組織で「丁度良い」レベルのタスクの大きさにすれば良いと思っています。

 

当然タスクには、リスクや難易度もありますから、これらを把握可能なレベルにしておくことは重要です。

 

まず満たすべきは、測定可能で実現可能なレベルです。次に実行時間が長くないようにすることです。１週間を超えるようだと細分化した方が管理しやすいでしょう。

 

ルーチンワークなどでは大体のタスクにかかる時間というモノが決まってきます。ただ、プロジェクトにおけるタスクは多少違いが出てくるものです。過去のプロジェクトと環境等の要因やタスクの担当者の要因などを加味して見積時間を算出します。過去の類似したタスクから大体想定値を出していくので、実績として残しておくのが理想的ですね。

 

「日をまたいではいけないか？」という質問もありますが、個人的にはありです。それが、許容できるリスクとスケジュールであることが前提です。そのタスクに複数の要因が絡む場合は、分割して管理した方が解りやすくなります。

 

また、小さい目標を達成していくことで脳が達成感を味わうことも出来ます。

これは習慣化する上で大事ですので気に留めておいてくださいね。

モナゲ(tipmona)ってなに？
そもそもMonacoinってなに？

ブレインダンプの話の時に少し紹介しましたが、今日はGTD（Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン）がメインのお話です。

一時期一世を風靡した手法なのでご存じの方も多いのではないでしょうか。

 

ブレインダンプで出てきたリストをいかに処理するか・・・について良いヒントになると思います。

 

Wikipediaには次のように記載されています。

GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す。

1. 収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
2. 処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
3. 整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
4. 見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
5. 実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

と。

 

まず、収集についてはブレインダンプで出てきているので問題は無いかと思います。項目については「実行可能なこと・出来ること」レベルまで細分化しておくことが望ましいです。

処理では、直ぐやる(2分以内)か、後でスケジュールしてやるか分類します(あとですぐやる方式)。また、「いつかやる」か「捨てる」こともこの過程で決めます。

整理では、各ツールに入れて管理する段階です。手帳やToDo管理ツール(Microsoft Outlookとか)やマインドマップ等です。私の整理項目の例は、ブレインダンプのところで私が例示してあります。

見直しでは、日次や週次でリストを見直します。毎日のことは、前日の夜や当日の朝に見直したりします。週次の見直しでは、土曜や日曜など自分の都合の良いときにします。

実行は、すべきと気にすべき事をするだけです。ルールに従って処理していくと、どんどん片付いていきます。

 

個人的には、処理の段階で「直ぐやる」ことは片付けてしまいます。後に回すとタスクが溜まってしまいますので。あとですぐやる方式はスケジューリングやプロジェクトに落とし込んでこなしていくことにしています。

「直ぐやる」ことは「時間がかかりそう・・・」と思うことも手を付けることが大事です。あからさまに時間がかかる問題は別として、大抵のことは直ぐに終わるか、待ち(Pending)の状態に移行するか、後で直ぐやる方式に移行します。問題は手を付けないことです。

 

するべき事を旨くコントロールして、「重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)」の第２領域の部分に力を使えるようにしましょう。

モナゲ(tipmona)ってなに？
そもそもMonacoinってなに？

ブレインダンプ・・・聞いたことある方もいらっしゃるかも知れません。

■ブレインダンプとは

字面通り「ブレインダンプ」とは「脳みその中身を出し切る」と言うことです。

ひたすら頭の中の考えていることや、気に掛かっていることや思いついたことを書き出していきます。

 

■流れ

大きな流れは、

1. ブレインダンプする
   つまり、頭の中身を出し切ってしまいます。
2. 出てきたものを整理する
3. やること、一旦保留にするもの、捨てるものに分別する
4. 再度見直し(ブレインダンプの更新)をする

です。

 

■大体注意すべき観点

テーマを決めてブレインダンプをする場合と、自分の人生の整理としてブレインダンプをする場合があると思います。

自分の人生の整理としてブレインダンプする上で、大体注意すべき観点は

• 自分がなしえたいこと 旅行や資格の勉強、あらたな趣味
• 仕事でしたいこと
• 自分が欲しいもの
• 興味のある物事
• 自分がやってきたこと
• 自分の持っている人脈・環境・道具
• 自分の資産負債の状況
• やりたくないこと
• 自分が出来ること

などです。

テーマが決まっている場合は、そのテーマにしたがった方法をとっていきます。１つのテーマに対して、いくつかの視点で複数回ブレインダンプを行うこともあります。

 

■実践してみよう

オススメの方法は、紙とペンです。出来れば、いつもとは違うお気に入りの紙とペンを利用することをお勧めしたいですね。

気持ちの問題です(・∀・)。

作業する場合は、邪魔が入らないような環境でしましょう。スマホやケータイの電源を切って、パソコンも閉じましょう。

はっきり言って疲れます！

最初の一回は特に！

むしろ、疲れないのは真剣にしていない証拠です。脳が悲鳴上げて、疲労困憊になるまで続けます。

ということで、始める前に、多少のお茶やコーヒーとお菓子を用意しておくと良いでしょう。没頭していると時間の流れに気付きませんが、疲れたときの一休みも大事だと思います。

実践です。

心落ち着かせて、ただひたすら思い浮かんだことを紙に書き出していきます。

一気に出してしまいます。「もう出ない！？」そう思ってからあと30個出しましょう。書いているときに、関連することや思いついたことも書き加えていってかまいません。

KJ法的に書くか、マインドマップのようにツリーのように書き上げるかは個人の趣味ですので、好きな方法でかまいません。

ちなみに、個人的にやったときは300個くらい出てきました(；^ω^)。初めてしたのは2009年頃でしょうか。しかももろもろ三時間くらいかかりました。

また、最近見直すようになっています。

 

■分類法

数百個出てくるのは珍しいことではありません。

この中から、すべき事と止めること(捨てること)をはっきりさせていきます。GTD（Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン）とも相性が良いです。また、重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)で考えることも出来ます。

個人的な分類法を紹介します。

1. 長期目標
   年間目標やビジョン、ライフワーク、数カ年計画など
2. 月間目標
3. 週間目標
4. Pending(待ち)
   人に依頼して回答持ちの状態のものなど
5. MaybeList(いつかはしたいこと)
6. HOLD(保留)
7. 各プロジェクトリスト

に分けて分類しています。これをGTDのフローである週間見直しで、更新していくことですべき事が増えたり、完了が出てきたり、項目移動があったり、捨てるモノが出たりしていきます。

どうやって管理するかは、個人の趣味だと思いますが、Microsoft Outlookのタスク機能を使ったり、紙で管理したり、マインドマップで管理する方法があるかと思います。

実は、自分の用のタスク管理システムを使ってきたのですが、最近はマインドマップで管理することが多くなっています(具体的な方法は後日紹介します)。

モナゲ(tipmona)ってなに？
そもそもMonacoinってなに？

次に挙げる図は、「重要度マトリックス」や「アイゼンハワーの四角形」と呼ばれるものです。

一度は目にしたことがある方が多いかも知れませんね。

ビジネスでもプライベートでも、このマトリックスは利用できます。

むしろ活用すべきは、この両方を含んだ状態かもしれません。完全に仕事だけ、完全にプライベートだけ・・・という方をのぞいては、ビジネスもプライベートも持ち合わせているのが現実だと思います。

マトリックスにやるべき事(ToDo)を洗い出すには、ブレインダンプ等の手法を用いたりします。項目や進捗の管理はToDo管理システムやガントチャート、そもそもこの図に書き込むという方式で進めていけばよいでしょう。

自分だけの生活であれば、他の要因を余り考えなくても良いかもしれません。しかし、組織や家族と生活する場合、自分の周辺の状況も取り込んで管理しなければ、ただ周りに振り回されるだけというオチになりかねませんので注意です。

 

第１象限(直ぐやること)は目先、重要で緊急のものであり、これが増えるとストレスの原因にもなってしまいます。このような事態に陥らないためにも、日々のモニタリングなども重要です。

 

第２象限(価値の向上)は、重要だが緊急ではないことの部分です。有名な「７つの習慣」ではココが重要と言われています。重要な仕事は長期的な目標を達成するのに必要な部分で有り、ここに費やす時間が少なくなると将来的なビジョンに影響が出てくる恐れがあります。冷静に合理的に対応するには、ここに費やす時間が必要です。

 

第３象限(人に任せる部分)は、重要ではないが緊急であることで、とりあえず済ませなければいけない用事が含まれます。もし、誰かに任せられる立場にあるのなら、委任してしまった方が自分の効率と生産性の向上に役立ちます。逆に、任される立場であれば、この内容が第１象限の内容となってしまいます。

 

第４象限(割とどうでもいいこと)は、重要でも緊急でもない部分です。思い切って捨ててしまうという考え方も出来ます。

 

さて、この重要度マトリックスの分類基準をもとに、GTDのリストを見直したり計画すると、より実効性の高いものになっていくのではないでしょうか。日々のことに対応することも大事ですが、長期的なビジョンや目標の実現を落とし込むのも大事です。

モナゲ(tipmona)ってなに？
そもそもMonacoinってなに？