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ヤマトビジネスメンバーズの登録と機密文書リサイクルサービス。

機密文書とか個人情報とかの書類の処分って結構面倒では無いですか? シュレッダーにかけるにしても数枚程度なら良いんですけど、数が多くなると時間もかかるし・・・何よりめんどくさい(・ω・)。そして出てくる大量のシュレッダーくず。

ということで専門のサービスを利用することとしました。選定したのはヤマトグループの「機密文書リサイクルサービス」です。そうクロネコヤマトで利用できるサービスですね。

細かい違いはありますが、法人又は個人事業主の場合は掛け売り契約をすることで専用溶解ボックス一箱から処分依頼することが可能です。一般の方は前売り箱を購入することで利用できるようです(税抜き16,000円(10箱セット))。

■ヤマトビジネスメンバーズの登録とか

さて、掛け売り契約がないのでその申し込みからでしたが、タイムライン的には次のようになりました。

2018.11.06:Webにて問い合わせ
2018.11.06:Webにて申込(機密文書リサイクルサービス)
2018.11.07:クロネコさんが掛け売り契約書類持ってくる
2018.11.08:書類を提出
2018.11.09:口座振替依頼用紙の控えを持ってくる(契約番号が振られていた)
2018.11.15:機密文書リサイクルサービスの箱到着(12日発送扱らしい)
2018.11.29:電話で照会して登録状況確認(仮パスワード発行してもらう)

という流れでした。13日に電話で聞いたところ、営業店に行けばその場でメンバーズカードを貰えたらしいです(;^ω^)。そして、今回ヤマトビジネスメンバーズのカードが届かなかったのはなんかミスがあったらしい(;^ω^)。

契約自体は特に問題も無いようで、通常は審査は通るみたいですが・・・「個人事業主の方は審査に通らない場合もあります」とセールスドライバーさんに言われたのでそういうこともあるのかも知れません。手間的にはWebで申し込んで、口座振替依頼用紙を書いた方が楽そうな予感。私の場合は、掛け売り契約と口座振替依頼用紙の複写用紙に手書きで記入しました。そして屋号が長いので略称としました。念のため、名刺と通帳コピー(表紙)を添付しましたが、特にツッコミは無かったです。

ということで無事に使えるようになりましたので、ヤマトビジネスメンバーズのサイトにアクセスしてオンラインでいろんな機能を利用できるようにしてみました(・∀・)。B2クラウド(送り状発行システム)とか、溶解証明書照会とか、オンライン請求書確認とかですね。B2クラウドは専用の送り状が必要なので持ってきて貰う必要があります。

■機密文書リサイクルサービス

ヤマトグループの機密文書リサイクルサービス  http://www.y-logi.com/ylc/logistics/kimitsu/

あと機密文書リサイクルサービス。箱(ECO Box M)が、1セット5枚で届きました。はい、折りたたまれて5箱です。一箱あたり結構入ります。個人事業主・SOHOの場合だと一箱で数ヶ月有るのでは無いでしょうか? 処分したいものをひたすらぶち込みましたが、2/3も入らなかったのでいろいろと入れていこうかと思います(;^ω^)。

IMG_2037

 好きなタイミングで回収依頼するとクロネコさんが引き取りに来てくれるので楽ですよね(・∀・)。

 一箱の処分費用は1,890円(税別)です。これを高いとみるか安いとみるかは人それぞれですが、個人的には「お手頃」と判断しています。
・専用ダンボール込み(お届けも含めて)
・回収もしてくれる
・A3用紙も入るし、ステープラも外さなくて良い
・溶解証明書も出る
・掛け売りで請求一元化(末締めの翌月引き落とし)
と出来て、一箱1,890円(税別)ですよ!

 大量に廃棄物が出ない場合は、これはメリットと思います。少量だとシュレッダーでも良いのですが、面倒さがありますし、くずの処分もお金ですからね。

■ヤマトビジネスメンバーズWebサイトの課題

 他の方の記事などでも書かれていますが、運用時間が微妙なんですよね。夜間・早朝使えないです。自分のように早朝に仕事をする人間としては、そもそもログイン出来ない・・・とかあります(;^ω^)。

Monacoinを投げる
モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

アナログデジタル併用目標・タスク管理。

では、今回は私がどのように目標とタスクを管理しているかご紹介いたします(;^ω^)。

mindmap-kshigeyma2015まず、全体計画ですが、マインドマップを使って管理しています。全体計画の段階では解る範囲で記入します。画像は見せられる範囲のものに限定しています(;^ω^)。枝の部分を収納したり出来ますから便利ですよ。

マインドマップは基本的に最低でも一日に一回程度見るようにしています。あと、思い立ったら更新しています。

次に、四半期・月次目標ですが、ここからはシステム手帳もつかって管理していきます。具体的に日付が決まっていたり、この期間中にしなければいけないモノを書き落としていきます。実は、Google Calenderも併用しています。ネット上からの予定を自動で記入していくときに役立てています。さほど緊急でも重要ではないが気に掛かったことが自動で入るので便利です。当然、重要な予定はGoogle Calenderにも反映させています。スマホで確認できますから。まぁ、両方に転記される予定は結構重要な物です。

ただ、スマホは大体持ち歩いているので、予定はこっちがメインでしょうか。リマインド通知もありますし。

 

次に週次目標ですが、月次目標とその週に行うべき項目を洗い出して記入します。日程が決まっているモノは日次リフィルにさらに転記します。

しつこいですよね(;^ω^)。

DSC_0238そして、日々すべきこと・・・つまりはルーチン化(定型業務)した項目については、別のリフィルで管理します。画像は2013年のものですが、大体こんな感じです。

システム手帳、PC/スマホ、マインドマップと所に合わせて使っているのが現状です。

まぁ、堅く考えずに使いやすい物を使いやすいところで使うのをモットーにしていますので、今後の生活習慣によっては変わってくると思います。

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モナゲ(tipmona)ってなに?
そもそもMonacoinってなに?

タスク(やToDo)の大きさに気を付けよう。

やることリスト(ToDo)やタスクが活動していると付きまとってきます。

 

プロジェクト管理手法ではガントチャートでWBSなどを用いたりしますが、適切なタスクの大きさとはどのようなモノでしょうか。

 

管理コストを考えると余りに細かすぎるのも効率が悪いですが、大きすぎても良くわからない状態となってしまいます。

 

はっきり言って、ケースバイケース

 

です。その個人や組織で「丁度良い」レベルのタスクの大きさにすれば良いと思っています。

 

当然タスクには、リスクや難易度もありますから、これらを把握可能なレベルにしておくことは重要です。

 

まず満たすべきは、測定可能で実現可能なレベルです。次に実行時間が長くないようにすることです。1週間を超えるようだと細分化した方が管理しやすいでしょう。

 

ルーチンワークなどでは大体のタスクにかかる時間というモノが決まってきます。ただ、プロジェクトにおけるタスクは多少違いが出てくるものです。過去のプロジェクトと環境等の要因やタスクの担当者の要因などを加味して見積時間を算出します。過去の類似したタスクから大体想定値を出していくので、実績として残しておくのが理想的ですね。

 

「日をまたいではいけないか?」という質問もありますが、個人的にはありです。それが、許容できるリスクとスケジュールであることが前提です。そのタスクに複数の要因が絡む場合は、分割して管理した方が解りやすくなります。

 

また、小さい目標を達成していくことで脳が達成感を味わうことも出来ます。

これは習慣化する上で大事ですので気に留めておいてくださいね。

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GTDで楽になろう。

ブレインダンプの話の時に少し紹介しましたが、今日はGTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)がメインのお話です。

一時期一世を風靡した手法なのでご存じの方も多いのではないでしょうか。

 

ブレインダンプで出てきたリストをいかに処理するか・・・について良いヒントになると思います。

 

Wikipediaには次のように記載されています。

GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す。

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

と。

 

まず、収集についてはブレインダンプで出てきているので問題は無いかと思います。項目については「実行可能なこと・出来ること」レベルまで細分化しておくことが望ましいです。

処理では、直ぐやる(2分以内)か、後でスケジュールしてやるか分類します(あとですぐやる方式)。また、「いつかやる」か「捨てる」こともこの過程で決めます。

整理では、各ツールに入れて管理する段階です。手帳やToDo管理ツール(Microsoft Outlookとか)やマインドマップ等です。私の整理項目の例は、ブレインダンプのところで私が例示してあります。

見直しでは、日次や週次でリストを見直します。毎日のことは、前日の夜や当日の朝に見直したりします。週次の見直しでは、土曜や日曜など自分の都合の良いときにします。

実行は、すべきと気にすべき事をするだけです。ルールに従って処理していくと、どんどん片付いていきます。

 

個人的には、処理の段階で「直ぐやる」ことは片付けてしまいます。後に回すとタスクが溜まってしまいますので。あとですぐやる方式はスケジューリングやプロジェクトに落とし込んでこなしていくことにしています。

「直ぐやる」ことは「時間がかかりそう・・・」と思うことも手を付けることが大事です。あからさまに時間がかかる問題は別として、大抵のことは直ぐに終わるか、待ち(Pending)の状態に移行するか、後で直ぐやる方式に移行します。問題は手を付けないことです。

 

するべき事を旨くコントロールして、「重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)」の第2領域の部分に力を使えるようにしましょう。

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ブレインダンプ。

ブレインダンプ・・・聞いたことある方もいらっしゃるかも知れません。

■ブレインダンプとは

字面通り「ブレインダンプ」とは「脳みその中身を出し切る」と言うことです。

ひたすら頭の中の考えていることや、気に掛かっていることや思いついたことを書き出していきます。

 

■流れ

大きな流れは、

  1. ブレインダンプする
    つまり、頭の中身を出し切ってしまいます。
  2. 出てきたものを整理する
  3. やること、一旦保留にするもの、捨てるものに分別する
  4. 再度見直し(ブレインダンプの更新)をする

です。

 

■大体注意すべき観点

テーマを決めてブレインダンプをする場合と、自分の人生の整理としてブレインダンプをする場合があると思います。

自分の人生の整理としてブレインダンプする上で、大体注意すべき観点は

  • 自分がなしえたいこと 旅行や資格の勉強、あらたな趣味
  • 仕事でしたいこと
  • 自分が欲しいもの
  • 興味のある物事
  • 自分がやってきたこと
  • 自分の持っている人脈・環境・道具
  • 自分の資産負債の状況
  • やりたくないこと
  • 自分が出来ること

などです。

テーマが決まっている場合は、そのテーマにしたがった方法をとっていきます。1つのテーマに対して、いくつかの視点で複数回ブレインダンプを行うこともあります。

 

■実践してみよう

オススメの方法は、紙とペンです。出来れば、いつもとは違うお気に入りの紙とペンを利用することをお勧めしたいですね。

気持ちの問題です(・∀・)。

作業する場合は、邪魔が入らないような環境でしましょう。スマホやケータイの電源を切って、パソコンも閉じましょう。

はっきり言って疲れます!

最初の一回は特に!

むしろ、疲れないのは真剣にしていない証拠です。脳が悲鳴上げて、疲労困憊になるまで続けます。

ということで、始める前に、多少のお茶やコーヒーとお菓子を用意しておくと良いでしょう。没頭していると時間の流れに気付きませんが、疲れたときの一休みも大事だと思います。

実践です。

心落ち着かせて、ただひたすら思い浮かんだことを紙に書き出していきます。

一気に出してしまいます。「もう出ない!?」そう思ってからあと30個出しましょう。書いているときに、関連することや思いついたことも書き加えていってかまいません。

KJ法的に書くか、マインドマップのようにツリーのように書き上げるかは個人の趣味ですので、好きな方法でかまいません。

ちなみに、個人的にやったときは300個くらい出てきました(;^ω^)。初めてしたのは2009年頃でしょうか。しかももろもろ三時間くらいかかりました。

また、最近見直すようになっています。

 

■分類法

数百個出てくるのは珍しいことではありません。

この中から、すべき事と止めること(捨てること)をはっきりさせていきます。GTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)とも相性が良いです。また、重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)で考えることも出来ます。

個人的な分類法を紹介します。

  1. 長期目標
    年間目標やビジョン、ライフワーク、数カ年計画など
  2. 月間目標
  3. 週間目標
  4. Pending(待ち)
    人に依頼して回答持ちの状態のものなど
  5. MaybeList(いつかはしたいこと)
  6. HOLD(保留)
  7. 各プロジェクトリスト

に分けて分類しています。これをGTDのフローである週間見直しで、更新していくことですべき事が増えたり、完了が出てきたり、項目移動があったり、捨てるモノが出たりしていきます。

どうやって管理するかは、個人の趣味だと思いますが、Microsoft Outlookのタスク機能を使ったり、紙で管理したり、マインドマップで管理する方法があるかと思います。

実は、自分の用のタスク管理システムを使ってきたのですが、最近はマインドマップで管理することが多くなっています(具体的な方法は後日紹介します)。

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重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)。

次に挙げる図は、「重要度マトリックス」や「アイゼンハワーの四角形」と呼ばれるものです。

slide-006

一度は目にしたことがある方が多いかも知れませんね。

ビジネスでもプライベートでも、このマトリックスは利用できます。

むしろ活用すべきは、この両方を含んだ状態かもしれません。完全に仕事だけ、完全にプライベートだけ・・・という方をのぞいては、ビジネスもプライベートも持ち合わせているのが現実だと思います。

マトリックスにやるべき事(ToDo)を洗い出すには、ブレインダンプ等の手法を用いたりします。項目や進捗の管理はToDo管理システムやガントチャート、そもそもこの図に書き込むという方式で進めていけばよいでしょう。

自分だけの生活であれば、他の要因を余り考えなくても良いかもしれません。しかし、組織や家族と生活する場合、自分の周辺の状況も取り込んで管理しなければ、ただ周りに振り回されるだけというオチになりかねませんので注意です。

 

第1象限(直ぐやること)は目先、重要で緊急のものであり、これが増えるとストレスの原因にもなってしまいます。このような事態に陥らないためにも、日々のモニタリングなども重要です。

 

第2象限(価値の向上)は、重要だが緊急ではないことの部分です。有名な「7つの習慣」ではココが重要と言われています。重要な仕事は長期的な目標を達成するのに必要な部分で有り、ここに費やす時間が少なくなると将来的なビジョンに影響が出てくる恐れがあります。冷静に合理的に対応するには、ここに費やす時間が必要です。

 

第3象限(人に任せる部分)は、重要ではないが緊急であることで、とりあえず済ませなければいけない用事が含まれます。もし、誰かに任せられる立場にあるのなら、委任してしまった方が自分の効率と生産性の向上に役立ちます。逆に、任される立場であれば、この内容が第1象限の内容となってしまいます。

 

第4象限(割とどうでもいいこと)は、重要でも緊急でもない部分です。思い切って捨ててしまうという考え方も出来ます。

 

さて、この重要度マトリックスの分類基準をもとに、GTDのリストを見直したり計画すると、より実効性の高いものになっていくのではないでしょうか。日々のことに対応することも大事ですが、長期的なビジョンや目標の実現を落とし込むのも大事です。

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クレジットカード決済時の領収証と印紙税の話。

私がしている「Sight Integrated Systems」では来年からクレジット決済を導入しようと「Square」と「楽天スマートペイ( スマホではじめるカード決済 加盟店募集中! )」に申し込みました。サービスの多角化と決済の多様化の波に入っていきそうです(;^ω^)。

Squareの方は審査が通り、決済できるようになったのですが、レシートがデジタル化しているため一部のお客様に不便な思いをさせてしまう可能性が有り、手書き領収書の作成を考えていました。

そこで問題。この場合、「3万円以上になったら印紙税が発生するのかどうか」です。結論を言えば「領収書にクレジットカード決済の旨記載があれば印紙は貼らなくて良い」ということでした。

楽天スマートペイの場合は別売りでレシートプリンタがあるのでそれを使うのも手かなと考えています。squareのプリンタはiPhone iPad あたりじゃないとダメらしいので…。Androidにも対応して欲しいですね。

[参考]

クレジット販売の場合の領収書|印紙税目次一覧|国税庁

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奨学生に知って欲しい家計簿の付け方。

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まず、簿記三級程度の知識を付けましょう。在学中に二級まで取っておくと会社の流れが少し解って勉強になりますし、家計簿を付ける上でも武器になります。ここら先、簿記三級程度の知識があると読むのが楽になります。

私は奨学金という物を貰ったことがないのですが、聞くところによると返済も結構大変そうです。最近はCIC(信用情報機関)に登録され、遅延が続くと「延滞」の記録が付くようです。こうなると、クレジットカードの発行が難しくなったり、自動車などのローンを組むのが難しくなります。

学生のうちから奨学金の返済と借入額を確認することはとても重要なことではないかと思います。

さて、奨学金の記入ですが、仮にゆうちょ銀行(資産勘定として現金預金)に支給日に奨学金(負債勘定で長期借入金とします)100,000円入るとします。そのときは

ゆうちょ銀行 100,000 / 奨学金 100,000

とします。
銀行に入ったままでは引落にしか使えないので10,000円引き出すとすると、

現金 10,000 / ゆうちょ銀行 10,000

となります。

これを続けていくと、奨学金がかなり積み上がることが解ります。

もう卒業してしまった人は負債に奨学金勘定を作って毎月の返済額と残高を見るといいでしょう。気が遠くなるかも知れませんが…。

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目標の決め方・立て方

目標の立て方というのを実際学ばれた方も多いかと思いますが、一度おさらいをしておきたいと思います。

目標や計画には、なぜそれをするのかという「目的」があります。ビジョンもあります。これらを整理することがまず大切です。

目標といっても定義があいまいだと困りますので、その定義と構成要素を確認しておきたいと思います。

■目標の定義

私の目標の定義としては「成し遂げたいものや状態を明確化したもの」とします。

■目標の要素

  • 明確化と数値化
    時期、必要リソースの見積もり、達成レベル
  • 達成時期
  • リソース
    人、物、金、時間、情報
  • 達成基準
  • リスク管理と代替案
    目標を達成するときに、不測の事態が発生した場合の対処、代替案。

これらを前提にお話ししていきたいと思います。

■なぜ

目標が決まると、「いつまでに達成する」のか、「達成基準」はどうなっているのかが明確になっている必要があります。ここで注意したいのはこの基準が妥当かどうかです。あいまいな表現ですが、個人的には必要十分である達成基準をお勧めしています。

■達成基準の判断

目標は数値化され、期日が決まります。つまり、両方満たされなければ成功とはいえません。最近は不確かなことも増えていますので、試行錯誤を繰り返すことを前提として考えたほうがよいと思います。

■見直しのプロセス

現在は、課題解決型の目的や目標が多々あると思います。

目標達成型は、その目標をいかに達成するかに重点が置かれます。

課題解決型は、正しい課題を解決することに重点が置かれます。この場合、課題が正しいかどうか、目標が正しいかどうかを判断する仕組みを入れておくことが大切です(ダブル・ループ学習)。

■SMARTな目標設定方法

そうはいっても、いざ目標を立てようとするとよくわからなくなることがあります。その時に「S.M.A.R.T」を確認することで負担を減らすことができます。

  1. Specific タイトルなど具体的であるか
    「何をするか」は抽象的表現ではなく、具体的な表現や行動となるものにします。
  2. Measurable 測定可能なものであるか
    「回数」や「点数」など測定できるものにします。
    例えば「夏までに痩せる!」では抽象的ですし、測定できません。「ウエストを●cm減らす」「体重を●Kg減らす」というものにしましょう。
  3. Achievable 現実的に達成可能であるか
    目標は高すぎると失望し、挫折感を味わうだけになります。低すぎる目標は成長を産まなくなります。低い目標を積み重ねることは大切ですが、その際は連続的に進める目標の道のりを用意します。
  4. Result-oriented 成果に基づいているか
    達成したい「成果」や目的に沿っていることが大切です。
  5. Time-bound 期限が付いているか
    目標に期限をつけること。つまり「締切」を設けることです。

■誓約と制約

目標を定めたものは自分に対して、だれかステークホルダーがいる場合は彼らに対しての「誓約」となり、自身に対しては「制約」となります。

■結局どうしていくか

目標を立てても、それは実践されなければこまります。まずは、実現可能な簡単なものを先に並べて取り組むことが大切です。

小さな成功体験を積み重ねることが、大きな目標を達成する一番の原動力になります!

WBSなどで細分化し、スケジュールを立てて進捗を管理する方法も良いかも知れません。

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