GTDで楽になろう。

ブレインダンプの話の時に少し紹介しましたが、今日はGTD(Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン)がメインのお話です。

一時期一世を風靡した手法なのでご存じの方も多いのではないでしょうか。

 

ブレインダンプで出てきたリストをいかに処理するか・・・について良いヒントになると思います。

 

Wikipediaには次のように記載されています。

GTDは次の5つのステップで構成され、これを1週間など一区切りごとに繰り返す。

  1. 収集:頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出していく。
  2. 処理:書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
  3. 整理:リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(PDAやシステム手帳など)に入れ込む。
  4. 見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
  5. 実行:リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

と。

 

まず、収集についてはブレインダンプで出てきているので問題は無いかと思います。項目については「実行可能なこと・出来ること」レベルまで細分化しておくことが望ましいです。

処理では、直ぐやる(2分以内)か、後でスケジュールしてやるか分類します(あとですぐやる方式)。また、「いつかやる」か「捨てる」こともこの過程で決めます。

整理では、各ツールに入れて管理する段階です。手帳やToDo管理ツール(Microsoft Outlookとか)やマインドマップ等です。私の整理項目の例は、ブレインダンプのところで私が例示してあります。

見直しでは、日次や週次でリストを見直します。毎日のことは、前日の夜や当日の朝に見直したりします。週次の見直しでは、土曜や日曜など自分の都合の良いときにします。

実行は、すべきと気にすべき事をするだけです。ルールに従って処理していくと、どんどん片付いていきます。

 

個人的には、処理の段階で「直ぐやる」ことは片付けてしまいます。後に回すとタスクが溜まってしまいますので。あとですぐやる方式はスケジューリングやプロジェクトに落とし込んでこなしていくことにしています。

「直ぐやる」ことは「時間がかかりそう・・・」と思うことも手を付けることが大事です。あからさまに時間がかかる問題は別として、大抵のことは直ぐに終わるか、待ち(Pending)の状態に移行するか、後で直ぐやる方式に移行します。問題は手を付けないことです。

 

するべき事を旨くコントロールして、「重要度マトリックス(アイゼンハワーの四角形)」の第2領域の部分に力を使えるようにしましょう。

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